Écrire un e-mail professionnel avec l’IA, sans écrire comme une IA

Demander un e-mail à une IA prend dix secondes. Le problème n’est pas là. Le problème, c’est que le résultat sonne comme un communiqué d’assurance, et que votre client, lui, vous connaît.

Prenons un cas que tout le monde a vécu : annoncer un retard.

Version 1 : ce qu’on obtient sans rien préciser

Écris un mail à un client pour lui dire qu’on aura du retard.

ChatGPT

Relisez-le en cherchant une information. Il n’y en a aucune.

Pas de nouvelle date. Le message promet de communiquer la date plus tard, ce qui est précisément la raison pour laquelle votre client vous rappellera demain.

Pas de cause. « Un léger retard », sans dire pourquoi.

Pas de solution. Rien n’est proposé pour amortir le décalage.

Restent les formules. « Nous souhaitons vous informer que », « nous mettons tout en œuvre », « nous vous prions de nous excuser pour ce contretemps », « nous vous remercions pour votre compréhension ». Et ce informé(e) entre parenthèses, qui signe le texte fabriqué mieux que n’importe quoi d’autre.

Ce n’est pas un mauvais e-mail. C’est un e-mail que personne n’a écrit.

Version 2 : la même demande, avec la situation réelle

Vous êtes menuisier à votre compte. Votre client attend une bibliothèque. Votre chêne a du retard. Voilà ce que ça donne quand on le dit.

Je suis menuisier à mon compte. Mon client, M. Ferrand, attend une bibliothèque sur mesure pour le 15 septembre. Mon fournisseur de chêne a deux semaines de retard : je ne pourrai livrer que le 29. Je travaille avec lui depuis trois ans, on se vouvoie mais le ton est cordial. Écris-lui le mail. Donne la nouvelle date dès la première phrase, explique la cause en une ligne sans me défausser sur le fournisseur, et propose de poser les deux étagères hautes le 15 pour qu’il puisse commencer à ranger. Pas de « nous mettons tout en œuvre », pas de « nous vous prions de bien vouloir ». Six phrases maximum.

ChatGPT

Tout ce qui manquait est là. La date au premier mot, la cause assumée sans accuser le fournisseur, la proposition concrète des étagères hautes.

Trois choses ont produit ce changement, et aucune n’est une astuce :

• La relation. « Depuis trois ans, on se vouvoie mais le ton est cordial » vaut mieux que « ton chaleureux ».
• L’ordre imposé. Dire où mettre l’information la plus importante, ici en première phrase.
• Les interdits. Nommer les formules dont vous ne voulez pas. C’est plus efficace que de décrire le style que vous voulez.

Version 3 : la relance qui enlève les deux dernières coutures

Deux phrases sonnent encore faux à la fin : « Je suis désolé pour ce contretemps et vous remercie pour votre compréhension » et « Je reste bien entendu disponible pour en parler ». Ce sont des formules, pas des phrases de menuisier.

On ne réécrit pas le mail. On corrige ces deux phrases.

Les deux dernières phrases sonnent encore comme un mail type. Remplace-les par une seule phrase, celle qu’on écrit vraiment à quelqu’un avec qui on travaille depuis trois ans. Ne touche à rien d’autre.

ChatGPT

Le résultat tient en une ligne : « Désolé pour ce contretemps, et comme d’habitude, appelez-moi si vous voulez qu’on en parle. »

Ce « comme d’habitude » n’est pas une trouvaille de l’outil. C’est la conséquence directe d’une information donnée trois messages plus tôt. Vous aviez dit trois ans de relation : la phrase s’en souvient.

Le réglage qui vous évite de tout redire à chaque fois

Répéter votre ton dans chaque demande est fastidieux. La plupart des assistants permettent d’enregistrer une consigne permanente, appliquée à toutes vos conversations : dans ChatGPT, cela s’appelle les instructions personnalisées.

Quand tu rédiges un e-mail pour moi : va droit au fait dès la première phrase, n’utilise jamais « nous mettons tout en œuvre », « n’hésitez pas à », « nous vous prions de bien vouloir » ni « dans les meilleurs délais ». Pas de doublets du type informé(e). Si une information me manque, demande-la au lieu de l’inventer.

Avant d’envoyer

Un e-mail bien tourné peut contenir une erreur : une date fausse, un engagement que vous ne pouvez pas tenir, un chiffre que vous n’avez jamais donné. Relisez-le comme vous reliriez le brouillon d’un collègue, en particulier les dates et les montants.

C’est le principe que nous appliquons à tous nos contenus : vérifier une réponse d’IA fait partie du travail, ce n’est pas une précaution facultative.

Sur la formulation elle-même, tout part de la même mécanique : notre guide comment faire un bon prompt montre la même progression sur un autre cas, et la checklist avant d’envoyer une demande vous fait gagner la relecture.